“Projeyi, iş ortağımız Partnera danışmanlarının desteği ile belirlenen hedef tarihte ve 6 ay gibi kısa bir sürede, üstelik sadece 8 saatlik bir kesinti ile data aktarımını gerçekleştirerek canlıya aldık.”
Handan Karakuş / Petrol Ofisi - CIO
Vitol’un şirketimizi satın alması ve yeni yönetim ekibinin oluşturulması ile ilk hedefimiz belirli bir seviyede olan dijital olgunluğumuzu artırmak oldu.
Mayıs 2018’de Petrol Ofisi’ndeki görevime başladığım ilk günden itibaren, ekibimle birlikte, dijital dönüşümde neler yapılabileceğimizi tasarlamaya başladık. Bu çalışmanın ilk aşaması ise sistem odamızın şirket binasından taşınarak son teknoloji ile tasarlanmış bir veri merkezine kaydırılması oldu. Günlük operasyonların bütün hızıyla sürdüğü bir ortamda gerçekleştirdiğimiz bu taşınma, Petrol Ofisi’nin BT altyapısının da güçlenmesini sağladı.
Dijital dönüşüm serüvenimize bugün baktığımızda ciddi bir yol kat ettiğimizi görüyor ve hızla yolumuza devam ediyoruz.
Oracle EBS, Petrol Ofisi bünyesinde 16 yıldır kullanılıyordu ve herhangi bir versiyon güncellemesi yapılmamıştı. Bu durum, istediğimiz hız ve çeviklik ile hareket etmemizi engelliyordu. Sonuç olarak, Oracle ERP Sistemini detaylı bir şekilde inceledik ve upgrade projesinde karar kıldık. Dünya üzerindeki farklı upgrade projeleri hakkında yaptığımız araştırmalar ve Oracle ile görüşmelerimiz sonucunda, bu projeyi hayata geçirebilmek için ERP sistemimizde bir haftaya yakın kesinti yapılması gerektiğini gördük. Petrol Ofisi tesisat ve istasyonları 7 gün 24 saat hizmet vermekte olduğundan uzun süreli bir kesintiyi kabul etmemiz mümkün değildi. Biz de sistemi kapatmadan bu upgrade çalışmasını nasıl yapabileceğimize odaklandık.
Ekibimiz ve uzun yıllardır beraber çalıştığımız iş ortağımız Partnera ile yaptığımız kapsamlı değerlendirmeler sonucunda yöntemi belirledik. Upgrade süreci boyunca girilen verilerin yeni sistem üzerine veri aktarımları ile alınmasına karar verdik ve bunu uyguladık. Bu yöntem ile Oracle ERP Sistemimizi oldukça kısa bir süre durdurarak upgrade projemizi tamamladık.
Soldan sağa doğru; Ender Erenoğlu - IT ve Network Müdürü, Doğukan Batırsoy - Kurumsal Sistem Çözümleri Müdürü, Çağdaş Bakın - Proje Yöneticisi & Kurumsal Mimar.
Kullandığımız Oracle ERP Sistemi üzerinde muhasebe, finans gibi uygulamaların yanı sıra birçok operasyonel sürecimiz de çalışıyor. Bu sebeple dijital dönüşüm sürecinde ilerlerken ilk baktığımız şey Oracle’ın bu alanda neler yaptığı ve hangi ürünlerin bizim ihtiyacımıza uygun olduğuydu. Yazılım ve donanımın aynı üreticiden tedarik edilmesinin bizi çok daha güçlü kılacağına inanıyoruz. Kurumsal kimlik uygulaması, Servis Odaklı Mimari gibi
teknolojiler ve KVKK gibi regülasyonlar için Oracle çözümlerini öncelikli olarak inceliyoruz.
Petrol Ofisi’ndeki tecrübesi göz önünde bulundurulduğunda, en güçlü iş ortaklarından biri Partnera idi. Daha önce birlikte yürüttüğümüz farklı projelerdeki performansları, veri merkezi taşıma projesinde bize verdikleri destek, Petrol Ofisi’ni sahiplenmeleri ve gösterdikleri özveriden dolayı ERP Upgrade projemizde Partnera ile çalışmaya karar verdik.
İlk hedefimiz, alt yapıdaki bütün sistem ve üzerinde koştuğumuz yazılımlarda tamamen günümüz teknolojilerini ve yaklaşımlarını uygulamak. Bir yandan da, müşteriye dokunduğumuz tüm noktalarda müşteri deneyimi ve faydasını en üst düzeye çıkarabileceğimiz projeler üzerinde çalışıyoruz.
Dijital dönüşüm projesindeki başarının arkasında, sizin kurduğunuz oldukça başarılı bir ekip var. Proje detayları ile ilgili ekibinize de birkaç soru yöneltmek isteriz.
Dijital dönüşüm projesine başlamadan önce yaptığımız altyapı fizibilitesi sonucunda hem performansı artırmak hem de mevcut sistemlerimizin konsolidasyonu için yeni Exadata sistemine geçme kararını aldık. Yeni sistemin kurulumunu yaptıktan sonra farklı bir metot kullanarak mevcut sistemden yeni sisteme geçiş yaptık. Yeni sistemi kapalı bir network üzerinde kendi başına çalışır hale getirip eski sistemi kapattıktan sonra, yeni sistemi çalışan network’e alarak geçiş yaptık. Bu sayede kısa bir kesintiyle geçişimizi tamamlamış olduk.
Petrol Ofisi’nin içine girdiği değişim sürecinde, IT olarak biz de dijital dönüşüm yolculuğumuzu başlattık. Dijital dönüşümün ilk adımı olarak, tüm altyapı sistemlerini kendi ofisimizden TIER-3 bir veri merkezine taşıdık. Tüm altyapı sistemlerini yeniledik ve sunucuların %90’ından fazlasını sanallaştırarak yeni sistemler kurduk. İş Sürekliliği kapsamında, İzmir’de bir Felaket Kurtarma Merkezini devreye aldık. Sistemlerimizi taşıdıktan sonra ofisimizi Emaar Ofis binasındaki yeni konumuna taşıdık. Yeni ofisimizde de dijital dönüşüm vizyonu ile tüm altyapı sistemlerimizi konumlandırdık.
ERP projemiz ve yeni Exadata geçişi projelerimizde, Partnera bize danışmanlık hizmeti, teknik hizmetler ve insan kaynağı olarak destek verdi. Partnera’daki arkadaşlarımızın teknik yeterlilik ve becerileri ile neredeyse sıfır sorunla tüm projelerimizi herhangi bir gecikme olmadan tamamladık.
Projeyi, iş ortağımız Partnera danışmanlarının desteği ile belirlenen hedef tarihte ve 6 ay gibi kısa bir sürede, üstelik sadece 8 saatlik bir kesinti ile data aktarımını gerçekleştirerek canlıya aldık. Ekibimizi
oluştururken, Partnera’nın uzman danışmanlık ekibinin yönlendirmeleri ve Petrol Ofisi ekipleri ile uyum içinde çalışmaları bizim için en belirleyici etkendi. İş ortağımız bu konuda her saniye bizimle birlikte büyük efor sarf etti. Böylece bu projede başarıya ulaştık.
Şirket iç süreçlerini ve sistemdeki geliştirme detaylarını iyi bilen tecrübeli Petrol Ofisi ekibi ve iş ortağımız Partnera, işe mevcut sistem üzerindeki modüllerin analizi ile başladı. Burada sistem üzerinde yapılmış ek geliştirmeler tespit edildi ve mümkün olduğunca standart süreçler ile iyileştirme çalışmaları yapıldı. Petrol Ofisi özelinde geçmişte yapılmış çok sayıda ek geliştirmelerin dönüştürülme işlemleri tek tek yapılarak kullanıcı
testleri için hazır hale getirildi.
Projeyi önceki örneklerinden ayıran en önemli unsurlardan biri, Petrol Ofisi’nin kalbinde yer alan Oracle ERP sisteminin tüm entegrasyonları ile upgrade geçişinin planlanması ve saha operasyonlarının sadece data aktarımı için 8 saatlik bir kesinti ile devam etmesiydi. Kullandığımız bu yöntem, projenin daha önce yapılmış örnekleri içinde bir ilk oldu. Burada tüm
entegrasyonlardan gelen veriler, proje ekiplerimiz tarafından tek tek analiz edilerek örnek test senaryoları ile 3 farklı test sistemi üzerinde test edilerek çalışmalar sürdürüldü.
Delta veri olarak adlandırdığımız yukarıda bahsettiğimiz bu adımın planlama sürecinde ve mimarisinde Partnera’nın tecrübeli danışman kadrosuyla çok sıkı çalışmalar gerçekleştirdik. Bu çalışmalar sonucu veri aktarımının yapılacağı yöntemi ve bunun için geliştirilecek gerekli kodları proje ekibimiz ve Partnera birlikte hazırladı. Yapılan zorlu ve uzun testler sonucunda, verileri başarıyla aktarabildiğimizi gördük. Bu sonuca ulaşmak, iş ortağımız ve proje ekiplerimiz için projedeki en önemli adımdı.
Veri aktarımında ve projede görev alan Partnera ekibinin öncelikle tecrübesi, ekibimizle birlikte her saniye projenin başarısına odaklanması ve gece gündüz demeden gösterdikleri performansları, başarımızda rol oynayan en önemli etmenlerdendir.
Petrol Ofisi için zorlu bir projeyi Partnera ekibinin desteği ile başarılı bir şekilde tamamladık. Proje ekibimizi şirket iç süreçlerini ve sistemdeki geliştirme detaylarını iyi bilen, tecrübeli Petrol Ofisi analist ve teknik
uzmanları ve Partnera’nın ERP alanında yetkin fonksiyonel ve teknik danışman kadrosu ile oluşturduk. Partnera ekibinin ERP uygulamaları konusundaki proje yönetimi uzmanlığı ve teknik tecrübeleri projemizde yönlendirici ve yardımcı oldu.
Türkiye ve dünyadaki diğer firmaların ERP upgrade proje örneklerini incelediğimizde, tüm şirketlerin minimum 72 saat kesinti ile projelerini tamamladıklarını gözlemledik. Petrol Ofisi’nde 72 saatlik kesinti gelir kaybına sebep olacağı için kabul edilebilir bir süre değildi.
Bizim projemizi diğer örneklerinden ayıran en önemli faktör, Petrol Ofisi’nin günlük işleyişinin merkezinde olan ERP sistemine yaklaşık 8 saatlik bir kesinti verilerek tamamlanmasıdır. Proje canlı geçiş döneminde 12.2.8 versiyonu yükseltme çalışmaları devam ederken, paralel olarak 11.5.10 versiyonu 4 iş günü boyunca kullanılmaya devam edildi. 12.2.8’e upgrade edilmiş yeni sisteme bu süre boyunca oluşan veriler, 8 saatlik kesinti süresinde aktarıldı.
Veri aktarımının projemiz için en kritik adımlardan biri olduğunun farkında olarak ayrı bir veri aktarım ekibi oluşturduk. Veri aktarımında görev alan Partnera ekibinin teknik tecrübesi ve hızı, bu projenin başarılı olmasındaki en önemli faktörlerden biri oldu. Tüm proje ekibine özverili çalışmaları için teşekkür ederiz.